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Puisque les revenus de la conférence financent le budget annuel de l'Association, il est de la plus haute importance de contrôler et de gérer chaque euro.

Souvent et en raison de la structure de gestion de l'Association, l'équipe Finances est sous-dimensionnée, et ne peut pas gérer le suivi du congrès comme il se doit.

• Écart entre le budget de l'événement et les livres de l'événement (annulation des inscriptions, manque de revenus sponsors, gestion des exposants…)
• Manque de contrôle de gestion avec les prestataires étrangers (Des milliers de factures à gérer, factures en double…)
• Augmentation du coût lors de la préparation de l'événement (ex. : poursuivre le développement du système d'inscription)
• Gestion de la TVA (entrante et sortante)
• Manque de connaissance de la réglementation en vigueur (règles de facturation et réglementation TVA)

L'écart entre le résultat et la trésorerie se traduit par une diminution des revenus ou pire, par une perte pour l'Association.

Puisque les revenus financent le budget annuel de l’Association, cela entraîne une diminution du développement de l’association.

Afin de ne pas connaître les lacunes et les incertitudes liées à l'organisation d'une conférence internationale, avec les conséquences financières, BC&A propose à l'association à but non lucratif une gestion professionnelle de la TVA et des finances de la conférence annuelle.